Eine E-Rechnung (oder elektronische Rechnung) ist mehr als nur ein PDF-Dokument,das via Mail verschickt werden kann. Es handelt sich um ein standardisiertes und digitales Dokument im XML-Format,das direkt von einem Buchhaltungstool ins nächste übertragen werden kann. Was das bedeutet und für wen das wichtig ist,erklären wir in diesem Artikel.

Rechnung ist gleich Rechnung,oder nicht?

Eine E-Rechnung unterscheidet sich in ihrer grundlegenden Funktion nicht von einer Rechnung,die auf Papier gedruckt wurde oder als PDF vorliegt. Im Kern ist sie nach wie vor ein Dokument,das eine erbrachte Leistung und einen zu zahlenden Betrag dokumentiert. Im Unterschied zu einer Papierrechnung kann die E-Rechnung jedoch mit Kommunikationsnetzwerken wie Peppol automatisiert vom Rechnungssteller zum Empfänger übersandt werden. Dabei ist kein menschlicher Arbeitseinsatz notwendig,denn durch die nach EN 16931 genormten Dateien kann jede Schnittstelle einer Buchhaltungssoftware den Inhalt autonom auslesen.

Wer muss E-Rechnungen ausstellen?

Die Pflicht zur E-Rechnung betrifft Großunternehmen,kleinere Firmen,Freiberufler und Einzelunternehmer. Lediglich bei Kleinstbeträgen,die eine Summe von 250 Euro nicht überschreiten,gilt die E-Rechnungspflicht nicht. Für die Einführung der E-Rechnung gelten die folgenden Fristen:

Ab 27. November 2020: Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen an Bundesbehörden

Ab 18. April 2022: Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnung von Landes- und Kommunalbehörden an Rechnungsempfänger

Ab 1. Januar 2025: Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen zwischen handelnden Unternehmen

Was bedeutet das für Privatpersonen?

Es ist möglich,dass E-Rechnungen auch an Privatpersonen ausgestellt werden. Eine Pflicht dazu besteht jedoch nicht. Die IHK Rheinhessen äußerte sich zu diesem Sachverhalt wie folgt:

„Für das versendende Unternehmen gelten die gleichen Vorgaben als sei der Empfänger ein Unternehmen. So muss auch die Privatperson dem Versand einer elektronischen Rechnung vorab zustimmen. Eine Form könnte eine entsprechende Formulierung in den AGB des Unternehmens darstellen,denen die Privatperson vor Abschluss des Vertrages zustimmen muss.“

(Quelle: IHK Rheinhessen; Stand 13.05.2025)

Die IHK weist außerdem daraufhin,dass Privatpersonen,die E-Rechnungen empfangen möchten und diese später steuerlich geltend machen wollen,zuvor Informationen beim zuständigen Finanzamt einholen sollten,ob diese bei der späteren Steuererklärung eingereicht werden können. Hier ist es möglich,dass für die Einreichung seitens der Privatperson ein anderes Rechnungsformat notwendig ist.

Was bedeutet das für Gründer?

Ab 2025 betrifft die E-Rechnung alle Unternehmen,die Rechnungen an andere Unternehmen ausstellen. Für Kleinunternehmer gibt es eine Ausnahme. Dennoch müssen auch diese in der Lage sein,E-Rechnung in Empfang zu nehmen. Es ist also in jedem Fall ratsam,sich mit den Tools für die Ausstellung und die Annahme dieser digitalen Belege auseinanderzusetzen. Neben der Vereinfachung für die Behörden birgt das neue Dokument nämlich auch eine Reihe von Vorteilen für die ausstellenden Firmen.

Höhere Übermittlungsgeschwindigkeit

Höhere Sicherheit durch Standardisierung

Geringere Kosten durch Einsparung von Papier

Automatisierung und Zeitersparnis

Wie werden E-Rechnungen erstellt?

Alle gängigen Buchhaltungs-Tools erlauben es,E-Rechnung nach dem Standard EN 16931 auszustellen. Unternehmer,die sich nicht sicher sind,können den Support des jeweiligen Anbieters kontaktieren und hierzu Fragen stellen. In der Regel bieten diese Plattformen jedoch gut erreichbares Informationsmaterial,um sich mit dem Rechnungsformat auseinanderzusetzen. Für Privatpersonen ist es nicht notwendig,eine solche Software zu verwenden.

PM